Certification des logiciels de caisse : ce qui change en 2025
Les logiciels et systèmes de caisse sont des outils essentiels pour enregistrer les paiements et faciliter la gestion comptable. La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel de caisse ou d’une caisse enregistreuse.
Cependant, depuis le 1er janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des transactions avec des particuliers et enregistrent les paiements via un logiciel ou un système de caisse sont tenus d’utiliser un outil sécurisé.
Nouveauté 2025 : la fin de l’auto-certification
La loi de finances supprime la possibilité pour les éditeurs de logiciels de caisse de délivrer une attestation individuelle.
Désormais, seule une certification délivrée par un organisme accrédité garantit la conformité d’un logiciel ou système de caisse. L’éditeur a donc l’obligation de fournir ce certificat aux professionnels utilisateurs.
Pourquoi cette mesure ?
Cette réforme a pour objectif de :
- Sécuriser vos données : éviter toute altération ou perte d’informations financières.
- Garantir la fiabilité des informations transmises aux autorités fiscales.
- Simplifier les contrôles pour les professionnels et pour l’administration.
Conditions de conformité pour les logiciels de caisse
Pour être certifié, les logiciels et systèmes de caisse doivent respecter plusieurs critères :
- Inaltérabilité des données : aucun paiement enregistré ne peut être modifié ou supprimé.
- Sécurisation des données et des modifications : le logiciel doit garantir la protection des données d’origine, de toute modification éventuelle et permettre la production de pièces justificatives fiables.
- Conservation des données cumulatives et récapitulatives : toutes les clôtures journalières, mensuelles et annuelles doivent être fiables et intègres.
- Archivage avec intégrité et date certaine : les données doivent pouvoir être archivées sur des périodes définies (au maximum annuelle ou par exercice), garantissant leur authenticité dans le temps.
Qui est concerné ?
Tous les professionnels assujettis à la TVA qui vendent à des particuliers et utilisent un logiciel ou système de caisse, quel que soit leur secteur d’activité, y compris pour les e-commerces.
Exceptions
Certains professionnels ne sont pas soumis à cette obligation, notamment ceux qui :
- Réalisent exclusivement des transactions B2B
- Effectuent des opérations exonérées de TVA ou bénéficient du statut de micro-entrepreneur
- Reçoivent des paiements intégralement gérés par un établissement bancaire en France ou dans l’Union Européenne.
Sanctions en cas de non-conformité
L’utilisation d’un logiciel de caisse non certifié expose l’entreprise à une amende de 7 500 € par logiciel (article 1770 duodecies du Code général des impôts). Pour les logiciels multifonctions (comptabilité, gestion caisse), seule la fonction caisse doit être certifiée.
Comment agir dès maintenant ?
- Vérifiez si votre logiciel est certifié.
- Si ce n’est pas le cas, demandez le certificat à votre éditeur.
- Assurez-vous que vos données sont inaltérables, sécurisées et archivées correctement.
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